La vida que quieres

Ana García Liébana

Prioridades claras: Matriz de priorización de Covey

Hoy te traigo una herramienta sencilla y muy útil de manejo del tiempo. Aprende a tener tu prioridades claras con esta herramienta sencilla y reduce tu estrés.

El estés se genera porque queremos hacer más cosas de las que podemos y nos agobiamos pensando que no tenemos tiempo.

Lo cierto es que siempre vamos a tener más cosas que hacer que tiempo para hacerlas. Siempre.

La única forma de reducir el estrés es tener tus prioridades claras y aceptar que no llegas a todo. Y está bien. Que no pasa nada.

Siempre vas a tener más cosas que hacer que tiempo que hacerlas

En el trabajo te van a dar trabajo de más para que no te quedes parada (las empresas buscan eficiencia, cuanto más trabajo sacas, más trabajo te dan), y en el lado personal tenemos una oferta ilimitada de todo- libros, planes, sitios chulos que visitar, etc. Nunca hemos tenido más a nuestro alcance. Lo cual es fascinante pero también abrumador. Tanto que puede ser paralizante.

Es imposible leerte todos los libros publicados. Me molesta admitirlo, pero no voy a poder leerme todos los libros que quisiera leerme. Tengo que elegir y descartar un montón de cosas que me interesan.

Entender esto es clave porque implica interiorizar que estamos en eligiendo en todo momento. Si no entendemos la renuncia necesaria intentamos ir a por todo (imposible) o sufrimos por el miedo a lo que nos perdemos. El llamado FOMO (Fear Of Missing Out)

Lo cierto es que cuando trabajo temas de priorización con mis clientas, lo complicado no es aprender a priorizar, si no aprender a lidiar con la emoción que te supone la renuncia.

Pero hoy no te voy a hablar de emociones, si no del método de priorización por excelencia, la famosa matriz de priorización de Steven Covey, que probablemente ya conoces, pero merece la pena recordar.

Siempre me gusta volver a los básicos. A veces nos complicamos la vida, y olvidamos la base, el origen. ¿De qué va esto? ¿Por qué quieres manejar mejor tu tiempo? No para ganar un premio a la organización: «la madre que mejor gestiona su tiempo».

No, queremos pasar más tiempo con nuestros hijos, pareja, amigas, familiares. Queremos vivir más calmadas. Tener más paciencia con los niños. Más ganas.

Disfrutar más, al fin y al cabo, de la vida que tenemos.

Y para ello, tendrás que concederle tiempo a lo que es importante para ti. De nuevo, es una cuestión de tener las prioridades claras y manejar tu tiempo centrándote en ellas.

La matriz de priorización de S. R. Covey

S. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (libro que si no te has leído te recomiendo, propone una matriz basada en clasificar las tareas según su grado de urgencia e importancia.

Matriz priorización de S. Covey
Tipos de tareas según S. Covey

Esta forma de ver tus tareas sirve para priorizar, según te propone el mismo Steven en la siguiente tabla, y también da pie a numerosas reflexiones sobre la forma en que vives tu vida. ¿Te pasas la vida apagando fuegos? ¿Le dedicas tiempo a lo importante? ¿Vives de acuerdo a tus prioridades o a las de los demás?

Cuando trabajo con mis clientas la productividad les pido que hagan su matriz para las tareas que han hecho durante una semana y marcamos los planes de acción en base a los resultados que vemos en su matriz. Es una poderosa herramienta.

Matriz de priorización de S. Covey

La matriz creo que es autoexplicativa, pero quiero mencionar algunos detalles, en base a los patrones más comunes que veo entre mis clientas.

Todo lo que tengo que hacer es urgente e importante

Suele ser un síntoma de que no estás planificando. Cuando no gestionas bien tu tiempo acabas viviendo en el cuadrante 1. Esto te da una indicación de que- si quieres dejar de vivir apagando fuegos- necesitas mejorar tus habilidades de planificación.

Normalmente has dejado de planificar por el puro abogio, que es lo que suele pasar. Estoy demasiado agobiada para planificar. Lo cierto es que es al revés. Estás agobiada porque no planificas.

No pasa nada. Es fácil caer en la vorágine. De hecho es lo habitual. Salir del estrés, de esa locura que parece que nos ha invadido a todos supone ir contracorriente.

Es raro ver a alguien tranquilo por la calle. Al menos en Madrid, donde vivo. Todo el mundo va corriendo.

Pero se puede. Si te fijas, verás algunas madres tranquilas. Trabajan, hacen muchas cosas. Son esas personas que no entiendes como lo hacen. Al estudiarlas (lo hice) observé que se organizaban muy bien. Y sí, tenían su vida bien planificada.

timelapse photography of people walking

Otra cosa que veo a veces es que hay personas que creen que todo es importante y viven agobiadas porque te falta un poco de perspectiva.

En estos casos les pido que cambien «Es importante» por «¿Es importante para ti?». Hay personas muy voluntaristas que se comprometen a hacer más de lo que pueden hacer pero como luego no son cosas realmente importantes para ellas no las hacen y acaban agobiadas. Si este es tu caso, lo que merece la pena explorar es si te cuesta decir que no a los demás o poner límites.

Todas tenemos una inclinación a complacer a los demás, lo que es bueno, hasta que deja de serlo. Deja de ser bueno cuando lo hace a costa de ti, de tus prioridades, de tu salud, de tus necesidades.

O quizá nos falta tener las prioridades claras y por eso todo parece urgente. Bueno, no es que nos dediquemos a analizar estas cosas. Solemos vivir por defecto. Y llegas un día y te preguntas, ¿pero esto tiene sentido? A ver, ¿qué quiero de mi vida? ¿Cómo quiero vivirla?

Escaso tiempo dedicado a lo importante no urgente

Es muy habitual entre madres racanear el tiempo que dedicamos al cuadrante II (Importante pero no urgente). Esto tiene 3 consecuencias.

La primera, le quitas tiempo al deporte, a tu cuidado, ir al médico esas cosas. Y te cargas tu salud.

Le quitas tiempo a tus relaciones personales, especialmente a tu pareja. Si ocurre de forma consistente, puedes comprometer la relación de pareja.

Le quitas tiempo a tu ocio, a tu tiempo para tu desarrollo. Esto acaba creando resentimiento, hacia tu marido y tus hijos. Acabamos con los «Con todo lo que hago por ti» y esperando que valoren y agradezcan todos los esfuerzos y renuncias que hacemos. Pero esto es un tema delicado, en el que rara vez ganamos y sólo sufrimos.

Este cuadrante es importante y es tu responsabilidad asignarle un tiempo a las cosas importantes, incluyendo lo que es importante para ti como persona individual (no madre, mujer o trabajadora).

Aprender a delegar

Otro tema que da para muuucho en las sesiones es el tema de delegar. Y es que una cosa es delegar un proyecto en el trabajo y otra muy distinta es delegar, por ejemplo, el cuidado de tus hijos.

Delegar en el espacio personal es decidir qué cosas quieres hacer tú y cuáles no. Valorar tus opciones y entender realmente a lo que quieres dedicar tu tiempo y dónde estás dispuesta a pagar a alguien o permitir a otro que lleve las riendas.

Para que te encuentres satisfecha tendrás que estar «en consistencia» lo llamo, que está mal dicho, lo sé, pero me vale porque lo uso para llamarte la atención. Si te pasas el día quejándote de que no tienes tiempo pero luego no quieres delegar nada (hay mucho de dejarle al marido participar más en los temas del niño, por ejemplo) pues no estás en consistencia- tranquila, en paz. Y hay guerra interna y finalmente, externa.

No es un tema menor, si hay discrepancias en la pareja hay discusiones feas y resentimientos. Cuando lo valores hazlo con mentalidad de abundancia. Hay siempre muchas más posibilidades y opciones de las que creemos.

¿No puedo tener nada de tiempo de no hacer nada?

A veces mis clientas se justifican por el tiempo que pierden. No es la idea. No hay nada de malo en ver un rato la tele o pasar unos minutos en redes sociales. Si es el tiempo que quieres y cuando quieres.

Lo malo es cuando en vez de hacer lo que habías planificado, te quedas tirada viendo la tele y luego te sientes culpable por ello.

Yo planifico mi tiempo de estar tirada. Y lo disfruto enormemente. Cuando he hecho mis tareas. Ahí no hay sentimiento de culpa. No hay merodeos por «Debería estar trabajando» o «Soy una vaga».

Los tiempos libres cuando son planificados, elegidos conscientemente son importantes y pertenecen al cuadrante II. Lo que está en el cuadrante IV es porque te arrepientes de algún modo, porque sustituye otra cosa que te das cuenta en el largo plazo de que querrías haber hecho.

Es cuando te quedas durmiendo en vez de levantarte para ir al gimnasio. Si has pasado una noche horrible y decides que es mejor dormir una hora más para aprovechar bien el día y es algo puntual, está bien. ¿Te sientes bien el resto del día? Está bien. Cuando se convierte en un hábito y te pasas el día sintiéndote mal y te consideras incapaz de ir al gimnasio cuando te lo propones, pues hay que trabajarlo. ¿Por qué no cumples lo que te has marcado?

Pero con cariño. Trabajamos siempre con cariño hacia nosotras. El vapuleo no puede existir. Porque no funciona. A largo plazo no funciona.

Mejor motivarte con trabajo terminado, no con la presión de la sobrecarga

¿La presión nos mueve? Si. Y también genera estrés, ansiedad y muchos problemas de salud. Además de una calidad de vida baja. Es mejor motivarte por el trabajo terminado. Con la sensación de satisfacción. Porque incrementa tu autoestima y genera confianza. Cuando te propones algo y lo cumples, te sientes bien. Intenta motivarte en positivo. A largo plazo es siempre más beneficioso.

Hay gente que dice que trabaja mejor sobre presión. Cuando lo hemos medido, lo que observamos es que sólo trabajan bajo presión. Es decir, tienen 30 días para hacer algo, no hacen nada durante 25 y luego a correr durante los 5 días que te quedan. En este caso, trabajamos la disciplina y, de nuevo, la planificación y el manejo de tu estado emocional para mover la motivación externa a motivación interna.

Siempre es importante, pero en estos días, en que es posible que tengamos que asumir más carga de cuidado de hijos de la habitual, ser muy exigentes con lo que dejamos entrar en nuestra lista (si realmente no es importante, no lo pongas y ahórrate el disgusto de tenerlo pendiente y no hacerlo), no te olvides de dejar un tiempo para las cosas importantes y simplifica todo lo que puedas (de esto, te hablo la semana que viene- no te olvides de suscribirte al blog si no lo estás ya, para recibir el aviso cuando publique).

Feliz día

Ana

Mujerdristas

En mi programa Mujerdristas te ayudo a organizar tu tiempo y tu vida para disfrutar de una vida equilibrada y reducir tu estrés. Si te interesa la información del programa la encuentras aquí

Fotos de unsplah– Gracias pic_paralance por la foto tan chula.

Mencionado en el texto S.R Covey

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