¿Por qué planificar tus proyectos?

Quiero que dediques el mes de abril a diseñar tu vida ideal. Te hablaba la semana pasada de la necesidad de planificar a largo plazo y de los distintos tipos de planificación. Seguimos hoy hablando de por qué planificar y cuáles son los principales retos que te vas a encontrar.

¿Por qué planificar?

La realidad es que nadie es capaz de conseguir logros importantes si no sabe planificarlos

  1. Para mantener vivo el sueño, la idea. En la mente una idea es frágil. Cuando empiezas a planificar, lo armas, le estás dando vida.
  2. Todo objetivo que merezca la pena, que sea ambicioso no es fácil. Requiere mucho trabajo. Es grande, no “cabe” en la cabeza. Hay que sacarlo de nuestra mente y plasmarlo para hacerlo crecer.
  3. Para reducir el estrés. Para no dejarte partes importantes y llevarte sorpresas desagradables después.
  4. Para evitar problemas, gestionando lo que puede pasar, antes. Y para estar mejor preparado cuando vengan las malas rachas. La mayoría de los proyectos mueren ante el primer imprevisto. Si has anticipado que puede haber problemas, no te sorprenderá y tendrás un plan de contingencia (medidas a tomar).
  5. Para mantener el control del proyecto. Un proyecto o lo llevas tú a él o te lleva él a ti.
  6. Se aceleran las cosas. Con un plan vas mucho más rápido.
  7. Para entender el dinero que te va a costar.
  8. Se gasta menos dinero. Cuando vas «apagando» fuegos, arreglando desaguisados, te toca pagar extra para conseguir las cosas rápido. Si tienes prisa, te cuesta más caro, como los gastos de envío.

Retos y excusas habituales

No sé planificar

Esto no será un problema después de trabajar conmigo.

  • Practica. Como todo en la vida, planificar es cuestión de práctica. Se trata de que encuentres la forma que a ti te funcione, que te sirva. Tu propio estilo.
  • Voy a ir guiándote paso a paso durante las próximas semanas. Consúltame tus dudas.

Desconozco muchas partes del proyecto

Cuando empiezas un proyecto te encuentras lo que yo llamo muchas «cajas negras». Partes del proyecto que no sabes realmente qué contienen ni cuáles son los pasos o acciones que tendrás que acometer para resolverlas.

Estas áreas generan mucha incertidumbre (y, por tanto, posiblemente, miedo). Son las causantes muchas veces de no planificar. Prefiero no pensarlo, cuando llegué ya veré. Y «meto la cabeza en la arena», ignorándolo, en vez de enfrentarlo.

  • Dedícale tiempo y trabajo. Toma un tiempo entendiendo en profundidad tu proyecto. Si merece la pena, te va a llevar tiempo.
  • Haz trozos y estima a alto nivel lo que te va a llevar en tiempo, esfuerzo, dinero. Trabaja con órdenes de magnitud, grandes números hasta que puedas concretarlos en mayor medida. No importa en este momento si te vas a gastar 2000€ o 2.100€, pero sí es esencial que sepas si son 2.000€ o 10.000€ ó 20.000€. ¿Vas a tardar 6 meses o 2 años? ¿Te va a suponer un esfuerzo de 3 horas a la semana o 10 horas?
  • Trabaja con hipótesis, asume lo que no sabes pero entiende muy bien el impacto que tiene lo que estás asumiendo. Por ejemplo si te mudas a otros país y asumes en base a la info que tienes que el presupuesto que necesita para alquiler es de £2.500 al mes y en el transcurso del «proyecto mudanza» la hipótesis se demuestra errónea, y pasa a ser £3.000 serás consciente de que tienes que tomar medidas en tu presupuesto. Podrás por tanto, tomar acciones encaminadas quizá a ajustar, gastando menos en otras partidas o admitiendo un decremento en tus ahorros durante un tiempo concreto.

Me da pereza. Yo soy de acción

A gente que se lanza a la acción sin pensar. Les aburre la acción pasiva (la planificación, organización previa a la acción).

Las consecuencias es que muchas veces el proyecto nace muerto, lo arrancan sin fuerza, sin solidez y en cuánto llega una dificultad, se agobian, se vienen abajo y lo dejan.

O se olvidan. Van por ventoleras. El peligro de la falta de planificación es que se traduce en falta de consistencia. Van cambiando de rumbo según lo que te pase cada día. O se pasan el proyecto apagando fuegos. Tardan más y se gastan más.

La clave, como en todo, es el equilibrio. La acción es esencial, es buenísima, pero sin planificación conseguirás siempre menos cosas y con más estrés y sufrimiento. Mejor ahorrar esa energía en otras cosas, que falta te hará seguro.

  • Usa las metodologías ágiles que te voy a ir contando, para planificar rápidamente.
  • Delega. Pide ayuda a una gestora de proyectos, una agencia de viaje o a una decoradora de interiores por ejemplo. Hay gente para ayudarte en cualquier cosa que necesites.
  • Céntrate en el resultado que quieres conseguir. Comprométete con el resultado.
  • Pregúntante si no es una excusa. Al planificar algo te comprometes. Entiende si estás dispuesto a hacerte esa «promesa» a ti mismo.
  • Es un síntoma de inseguridad. No te ves capaz y no lo organizas porque así si no sucede, no pasa tanto (no le has invertido trabajo). Bueno, todos sentimos inseguridad al comenzar algo nuevo y desconocido. Precisamente planificarlo es una forma de obligarnos a atrevernos.

Lo opuesto; me recreo en la planificación y no tomo acción

Hay personas que prefieren la acción pasiva a la acción activa. En exceso, como todo, no es eficiente. Podemos pasarnos la vida planificando, intentando controlarlo todo, pero salvo que puedas leer el futuro (y no creo que me estuvieras leyendo esto si ese fuera el caso) no es posible y por tanto, no es productivo. La planificación no puede ser una excusa para no actuar.

  • Usa las metodologías ágiles que te voy a ir contando, para planificar rápidamente.
  • Ponte fechas a corto plazo.
  • Nunca planifiques en detalle el largo plazo.
  • Busca accountability (busca a alguien que te acompañe en el proceso, que se asegure de que tomas la acción que tienes que tomar para que tu proyecto avance).
  • Lo que hay detrás es miedo, de nuevo, al fracaso o al éxito. Analiza que te está parando. El exceso de planificación es un síntoma de miedo a la acción.

El equilibrio entre la acción pasiva (planificar y organizar) y la acción activa (actuar) es la clave del éxito de cualquier proyecto o meta que te propongas.

La planificación no vale para nada porque nunca se cumple

Es cierto, lo planificado nunca se cumple. No podemos predecir el futuro. No lo prentendemos. Planificamos para analizar, para anticipar, para hacernos una idea. Nos acercamos más a la realidad cuando tenemos un plan que cuando no.

En cualquier planificación siempre tienes una desviación de entre un 10%-20% (en plazo y/o coste). En realidad sabes bastante bien lo que va a pasar.

Si te digo que puedes diseñar tu vida para dentro de 5/10 años, y que vamos a hacer un plan y se va a cumplir en un 80%, ¿qué me dirías? Lo quiero ya!! Pues está a tu alcance

A mí me gusta improvisar

Pues estás de enhorabuena. Vas a improvisar. Siempre. En un proyecto siempre hay diversión. Siempre hay algo inesperado. La diferencia es que en vez de vivir en el urgente, apagando fuegos y con estrés, gestionas los imprevistos de forma sosegada. Y no te tumban el proyecto.

Y, por cierto, ¿de verdad quieres improvisar tu vida a largo plazo?Un plan imperfecto es mil veces mejor que ningún plan en absoluto

Espero haberte convencido de la importancia de planificar. La semana que viene te llevaré paso a paso por los elementos de una buena planificación e ideas ágiles para planificar. Piensa un proyecto que tengas en mente hace tiempo y aprovecha para ponerlo en práctica semana a semana mientras me lees.

Puedes ayudarte con el post sobre Cómo establecer objetivos y el de Quién soy Vs. Quien quiero ser, en el que tienes una herramienta que puede ayudarte a realizar esta reflexión para las distintas áreas importantes de tu vida.

«Una meta sin un plan sólo es un deseo» (Antoine de St.-Exupéry)

Feliz día,

Ana

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