Elementos a incluir en tu planificación

Para poder trabajar en conseguir tu vida soñada primero debes tener claridad sobre cuál es para ti tu vida ideal. Y para conseguirla debes planificarla. Por eso, estoy dedicando el mes a ayudarte a planificar para evitarte estrés en tus proyectos.

Hoy te hablo de los elementos que debes incluir en tu planificacion.

Elementos en la planificación de un proyecto

Todo proyecto debe tener un resultado objetivo, una fecha deseada y un presupuesto asignado.

Ejemplo: Te mudas a otra casa. Tienes que vender tu casa para comprarte la nueva. La fecha en que quieres hacerlo es en verano, Julio. Te presupuesto para la mudanza es de “X”. Esto incluye el coste de la mudanza en sí, la reforma en la casa nueva, los nuevos muebles y los gastos financieros de operación de compra y de la venta.

  • Hay otro presupuesto aparte que son los costes adicionales que tiene para ti el cambio de casa (a saber, más cuota de hipoteca, más calefacción si es más grande, más impuestos, gasolina para los desplazamientos, impuestos, etc.).
  • Separa los dos tipos de gastos porque son muy diferentes, uno es puntual, los otros son recurrentes, te impactan casa mes, no una sola vez. Trátalos siempre por separado al hacer tus análisis. Los segundos no son parte del proyecto en sí, pero sí condicionan su viabilidad. Deberían ser parte del análisis previo, el de viabilidad del proyecto.

Establece los hitos principales

Los hitos son los pasos más importantes que tienen que ocurrir para que se haga realidad. Son acontecimientos que tienen un valor especial en la consecución del resultado. Cada hito debe tener una fecha estimada. En nuestro ejemplo, sin ser exhaustiva, sería cosas como:

  • Venta de la casa actual
  • Compra de la casa nueva
  • Colegio nuevo de los niños
  • Elección de hipoteca
  • Elección y proceso de mudanza
  • Compra de muebles/decoración
  • Mudanza en sí

Establece planes de acción concretos para cada área

Por ejemplo, para el hito colegio nuevo de los niños, el plan de acción podría ser cada tarea, con su responsable y su fecha. Cada acción debe tener una fecha fin.

  • Identificar los colegios de la zona
  • Visitar 5 colegios
  • Consultar toda la información disponible sobre cada colegio
  • Elegir colegio
  • Entender el proceso de matriculación, plazos y costes
  • Ejecutar el cambio

Yo te recomiendo en los planes de acción analizar dependencias.

¿Hay alguna actividad que depende de otra? La mayoría de los problemas en los proyectos provienen de actividades que dependen de otras. Si tienes un problema en una, tienes un problema en varias. Trabaja para minimizar dependencias. A veces, con una pensada conseguimos desligarlas y evitamos problemas.

Si no puedes evitar la dependencia, tienes que entender que eso es un riesgo para ti. Escríbelo. Sé consciente y estate muy pendiente de la actividad origen.

En el ejemplo anterior, como ya habrás imaginado, la dependencia más problemática es la necesidad de vender la casa actual para comprar la nueva y la necesidad de coordinar las fechas.

Identifica los riesgos para tu proyecto

Un riesgo es todo lo que puede tener un impacto negativo en tu proyecto. ¿Qué puede ir mal? ¿Y con qué probabilidad de ocurrencia?

Siguiendo con el ejemplo, un riesgo sería que tienes un comprador pero tu casa no está acabada. Pero hay muchos otros posibles ¿Qué pasa si no te gusta ninguno de los colegios del barrio? ¿O no hay plazas? ¿Qué pasa si la hipoteca es más cara de lo que pensabas porque tu depósito no es suficiente? Ponte en lo peor. Durante un rato, ponte en lo peor.

Y recuerda la probabilidad de ocurrencia. Sé realista. Si puede pasar, pasará. No “escondas la cabeza en la arena”. Por ignorarlo no deja de ser real. No desaparece. Gestiónalo sin estrés.

Crea planes que contingencia

para los riesgos y escenarios de mayor impacto (los que te pueden tumbar el proyecto). Un plan de contingencia es un plan, una alternativa. Ante un riesgo, tienes dos opciones aceptarlo o gestionarlo. Algunos riesgos hay que aceptarlos, no podemos hacer nada para mitigarlos. Gestionar un riesgo consiste en trabajar sobre ello para que no se convierta en un problema.

Por ejemplo, con respecto al colegio, la gestión del riego es comenzar con la búsqueda del colegio con antelación suficiente y explorar suficientes colegios para encontrar uno que nos guste de verdad

Un plan de contingencia es, en caso de que un riesgo se haga realidad y se convierta en un problema, cuál es el plan. En el cole, podrías establecer que si no te gustara el colegio te quedarías en el actual. Y estableces la posible logística. ¿Es viable? Si no lo es, tienes que buscar otro plan de contingencia.

Yo en nuestro ejemplo, establecería sí o sí un plan de contingencia para la venta de la casa actual, porque ese es un riesgo con un enorme impacto y una probabilidad de ocurrencia media-alta. ¿Qué opciones tienes llegado el caso? Tienes una casa en la que vivir si te encuentras con que puedes vender tu casa a un precio estupendo pero aún no tienes disponible la tuya? ¿Cuánto costaría un trastero para guardar tus muebles unos meses? ¿Cuál es la fecha en que bajarías el precio si no lo has conseguido vender? ¿Te plantearías utilizar una agencia si no lo estás haciendo desde el principio? Detrás de todo esto hay decisiones económicas puras pero también de tranquilidad mental. ¿Tienes un precio asignado a tu tranquilidad mental?

Estresa tu proyecto

Este paso es fundamental y probablemente no lo hagas ni lo conozcas si no trabajas en proyectos. Se trata de crear escenarios alternativos negativos (significativamente negativos) y entender el impacto en tu proyecto. Este paso es ideal en la pre-proyecto, antes de decidir si lo haces o no.

Un caso paradigmático para mi es la cuota de la hipoteca. Si los intereses subieran un 1%, ¿cuál sería tu cuota? ¿Podrías pagarla? Una hipoteca es un producto a 20 ó 30 años. En ese tiempo pueden pasar muchas cosas. Van a pasar muchas cosas. Piensa en lo peor. Sólo un rato. No es para paralizarnos y no hacer nada en la vida. Es para gestionarlo. Es para pensar qué opciones tendríamos llegado el caso.

Reduce el estrés planificando tus proyectos y anticipando y gestionando riesgos. Es calidad de vida.

La semana que viene te traigo trucos y metología para cada paso.

Feliz día,

Ana

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