7 hábitos de productividad

Hoy quiero compartir contigo 7 hábitos de productividad e invitarte a incorporar las que te aporten, descartar las que no y listar y compartir tus propias claves. Todas somos diferentes, y lo que le funciona a una no le va bien necesariamente a las demás.

Es esencial que, en este mundo de recetas rápidas, encontremos lo que nos funciona a nosotras. Lo bueno es que hay mucho donde inspirarse. Lo malo, que es fácil entrar en comparaciones que nos hacen sentir mal, en vez de ayudar, sólo porque no se ajustan a nuestras necesidades.

1. Duerme al menos 7 horas

Me he pasado la vida luchando contra esto. Hay gente que no necesita dormir tanto. Y yo me resistía a dormir lo que necesitaba porque me daba rabia disponer de menos tiempo que los demás.

El cuerpo es sabio y me enviaba dolores de cabeza y mal humor si no dormía. Yo me medicaba y seguía (luego nos preguntamos de donde salen tantas enfermedades).

El día que dormía bien, todo fluía y mi productividad puedo garantizarte que estaba muy por encima de la media. Todos y cada uno de mis jefes y equipos han admirado la cantidad de trabajo que saco, mi capacidad de gestionar complejidad y de adquirir, sintetizar y simplificar información. 3 años sin dormir con mi primera hija, me enseñaron el enorme impacto que tenía en mi dormir o no dormir.

Acepté entonces que A MI me merecía la pena dormir. Para mi dormir lo suficiente es un hábito de productividad.

Y me aseguré de ser altamente productiva las horas que estoy despierta.

No le robo horas al sueño. Le robo horas a la tele, a las redes sociales, al trabajo en casa (delego) y a los compromisos y personas que no me aportan.

Si tú duermes poco y te funciona, bien por ti. Tienes más horas disponibles, haz buen uso de ellas, son un regalo. Pero si te pasas el día quejándote de lo cansada que estás, te invito a que midas si durmiendo más rindes más (*). Pero no porque lo diga yo. Mídelo. Y esto me lleva a mi segunda clave,

2. Lleva una diario de productividad

Lo que no se mide no se puede mejorar.

Un diario de productividad se diferencia de una agenda en que añades 3 cosas; un registro de tus hábitos, una valoración subjetiva de tu productividad ese día y una reflexión sobre por qué ha sido así. Pasado un tiempo, eres capaz de identificar relaciones entre hábitos y productividad.

Yo me di cuenta, por ejemplo, de que los días que meditaba aumentaba mucho mi productividad. Sabía que me encontraba mejor al meditar, pero no contaba con que me ayudara a ser más productiva, porque me dejaba como «suave» y pensaba que me ralentizaba. Pues resulta que esa ralentización me aporta claridad y, por tanto, produzco más.

Puedes relacionar cómo has comido con tu productividad y te sorprenderás. O con quién has interactuado y el impacto que ha tenido. O como estaba tu motivación y relacionarlo con cuál era tu objetivo y qué tareas tenías que hacer ese día. Quizá te merece la pena delegar esas tareas si han tirado por los suelos tu productividad.

3. Decide cuánto tiempo le quieres dedicar a una tarea antes de empezarla

Cuando comencé a llevar equipos me encontré con personas cuyo desempeño era menor del que esperábamos y cuando les ayudaba a gestionar su tiempo (ahora me horroriza la microgestión de personas, pero en su momento aprendí mucho), veía siempre estos patrones: falta de planificación, foco,y, sobre todo, que no había asignación de tiempo a cada tarea.

El tiempo que dura una tarea se expande hasta el infinito si no la paras. Y lo vestimos de perfeccionismo y profesionalidad. O trabajo duro. Y aceptamos interrupciones, consultamos el móvil, vamos al baño, tomamos un café. Al final, tardamos en hacer algo el doble del tiempo que necesitaríamos.

Toda tarea tiene que tener hora de comienzo y fin.

De verdad que esa sí es la clave. “Es que no sé cuánto tiempo me lleva”. Si eres una profesional en tu campo, debes saber cuánto te llevan tus tareas, más o menos. Y sí no lo sabes, comienza a medirlo hoy mismo. Si es la primera vez que haces algo, es más difícil, pero hay que hacer una estimación. La clave es el cambio de enfoque, de mentalidad.

Decide cuánto tiempo quieres dedicarle a cada tarea que empiezas. Y te enfocas en sacarla en ese tiempo. Y quizá no aciertas del todo, pero te vas a quedar cerca y desde luego vas a emplear menos tiempo que si ni siquiera le asignas un tiempo estimado. Es una técnica poderosa contra el perfeccionismo. Ya sabes, lo óptimo es enemigo de lo bueno.

Este hábito es realmente poderoso para mejorar tu productividad.

Sé bien consciente del número de horas que tienes disponibles para trabajar ese día y asigna a cada tarea un tiempo. Busca excelencia, no perfección. Te aseguro que lo cambia todo.

«No es que tengamos poco tiempo, es que perdemos mucho».

(Séneca)

4. Practica la Multitarea gracias al audio (podcast y audible)

Los podcast y Audible de amazon me han hecho ganar hora y media al día, en algo esencial para mí: formación. Es un 9% de mi tiempo despierta! Un cambio sustancial.

Gracias a los audios, aprovecho cuando voy en el coche sola (40 minutos al día), cuando salgo a correr (45 minutos), mientras cocino, en las salas de espera, mientras espero a la gente que llega tarde. Lo llevo en el móvil así que aprovecho cada ratito. Un descubrimiento.

¿En qué te quieres formar? Hay podcast y audio-libros de lo que quieras. Y ¿por qué no en inglés? Aprovechas para mantener tu nivel. Si quieres sugerencias sobre crecimiento personal, consúltame, estaré encantada de darte sugerencias.

5. Maximiza la primera hora del día

La primera hora del día marca mucho la tónica del resto del día. Si la primera hora del día eres productiva y estas activa te llena de energía positiva y esa energía te acompaña durante todo el día.

¿Te pasa a ti? Si empiezo el día vaga me cuesta mucho tirar para arriba. Sacaré trabajo y cumplo, pero no suelen ser días especialmente productivos.

Para asegurarme de que la primera hora del día me aporta energía, hago muchas cosas. Pequeñas cosas, pero termino muchas. Cuida con mimo tu primera hora del día. Marca la diferencia. Coges momentum y el día va de otra manera.

Cuando se tienen muchas cosas que meter en él, el día tiene cien bolsillos

(Nietzsche)

6. Mejora continuamente tus procesos cotidianos

Le dedicas una gran parte de tu tiempo a procesos diarios (la compra, comidas, llevar a los niños al cole, etc.). Ser eficiente en estos procesos tiene un gran impacto en tu productividad.

Optimizando las tareas diarias y semanales puedes ahorrar hasta 3 ó 4 horas semanales. Por ejemplo, coger el hábito de hacer las cosas en horarios raros, cuando no hay gente, te puede ahorrar la mitad del tiempo. Aprendizaje de expatriado.

Además, debes saber que decidir consume mucha energía.

Por ejemplo, si piensas una vez para toda la semana (por ejemplo los menús) ahorras mucha tiempo y energía durante la semana (y ahorras también tiempo planificando la compra).

¿Te parece que no es importante? ¿Sabías que Mark Zuckerberg, va siempre vestido igual para no pensar qué ponerse? Te sorprenderá saber que cada día nuestro cerebro toma 35.000 decisiones. 35.000! Es una pasada. Tomar decisiones consume mucho tiempo. Todo lo que puedas «automatizar» en tu vida te ahorra tiempo.

Para coger ideas, pregunta a tus amigas. Toda mujer es una maestra de la organización. Los malabarismos de madre son pura creatividad. Seguro que sacas fácilmente 5 ideas para mejorar tus procesos cotidianos si preguntas a tu alrededor. ¿Quieres compartirlos?

7. Prioriza lo importante sobre lo urgente

Este es un hábito de productividad básico para ser más productiva.

Mi madre me decía mucho que en la vida lo más difícil es decir que no. Yo le decía que a ella no le costaba nada. Con los años, por supuesto, se lo agradecí. Los límites y el consejo. No podemos hacer todo. Hay más planes que días. Más tareas que tiempo.

Saber priorizar lo importante es lo que de verdad marca la diferencia entre la gente exitosa. Estamos sometidos a una avalancha de información y estímulos compitiendo por nuestra atención. Tomar una actitud consciente sobre a qué le dedicamos nuestra atención y tiempo es clave

Antes de hacer una tarea, pregúntante si es importante PARA TI. Y qué pasaría si no la hicieras.

«El problema es que piensas que tienes tiempo»

(Buda)

Si quieres trabajar conmigo 1a1 para llevar esto al siguiente nivel, no dudes en contactar conmigo en agliebana@lavidaquequieres.com o reserva una sesión de descubrimiento.

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Conócete. Cuídate. Crece

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Fuentes:

La priorización de lo importante se basa en el cuadrante de prioridades de Stephen Covey en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» (aunque en algún sitio he visto que atribuyen su autoria a Eisenhower). El concepto de maximizar la primera hora del día se lo escuche a Kim Kwick por primera vez. La mejora continua de procesos es mi aplicación particular de las metodologías de gestión de procesos «6 Sigma» y «Agile» a mi vida personal.

(*)Si no duermes porque no consigues dormir, ese es otro tema, y muy serio, que hay que tratar porque dormir bien es esencial. Ya sabes que los impactos de no dormir en el cuerpo son enormes, física y, sobre todo, mentalmente)

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